iPad en vergaderen

Vergaderen is een grote tijd- en papierverslinder. Vergaderingen vergen veel menskracht en duren gauw lang. Veel vergadertijgers willen alle stukken bij de hand hebben om niet met de mond vol tanden te staan. De iPad kan tijd en papier besparen.

Papier besparen, dat begrijp je direct. Stel verslag, agenda en stukken beschikbaar aan alle deelnemers via mail of cloud-app (bijvoorbeeld Evernote). Op de iPad kun je prima lezen en meenemen is geen punt, dus afdrukken is overbodig. Maar hoezo tijd?

Een iPad kan veel dingen beter dan papier en lezer. Zoeken bijvoorbeeld. De App Store telt honderden .PDF-leesprogramma's die allemaal ook andere dingen kunnen. Snel bladeren, zoeken, notities erbij zetten met 'pen' of toetsenbord, notities maken in een extra bestand. Een eenvoudige app als Notability kan aangeven bij welke pagina's je notities gemaakt hebt. En opnemen wat je zegt terwijl je een stuk bekijkt of leest. Of tijdens de vergadering. Dus schrijven is niet eens nodig.
Presentaties kun je direct tonen vanaf de iPad. Van toelichting op whiteboard of flip-over maak je snel een foto. En alles kan direct gedeeld worden met alle aanwezigen.

Als er dus een zakelijke toepassing is die bij de iPad past, is het wel vergaderen. Iedereen met een iPad voor zich: de vergaderstukken in een handige map bij elkaar, vergaderagenda en planningsagenda bij de hand, notitieapp in de aanslag. Maar de vergadering verandert wel. Vergeet niet onderling afspraken te maken. Over wie wijzigingen in de stukken verwerkt. Over wat er wel en niet in de notulen moet - misschien is een besluiten/actielijst wel voldoende. Over zoektijd tijdens de vergadering. En ook over ergernissen die je er gratis bij krijgt: de iPad houdt vergaderaars in contact met hun mail en sociale media...

Goede afspraken zorgen ervoor, dat iedereen van harte meedoet. Voor optimale tijd- en papierbesparing.